高效必备 Office九大必知应用技巧

高效必备 Office九大必知应用技巧

1、转换PDF文件：PDF文档一般不好编辑，我们可以把它转换成WORD文档以便编辑。下载Nitro PDF阅读器，它可以将PDF文件转换成Word格式，与Office整合。当然，Nitro PDF的新建功能还能将Word文档、HTML档、文本文档、图像档等转换到PDF格式，然后提供多样化的编辑。

2、最大化你的宏：使用内置的宏功能可以录制和自动执行某个任务。在Office文档中的工具栏内，点击左上角的Office按钮，选择“Word选项”，并在功能区检查“显示开发工具”选项卡。然后切换到文档中的开发工具菜单栏，你就可以录制自己的宏了，并为它分配关键字和工具栏按钮。

3、缩略图导航：点击视图―缩略图选项，你就可以在左侧快速查看你的文档。

4、剔除文本格式：首先复制你想要剔除文本格式的文字（按Ctrl - C），然后打开编辑菜单点击粘贴（或Ctrl -V），并选择无格式文本。这样你就删除了原有的格式（比如超链接格式）。

5、恢复原菜单：如果在使用了很久的Office 2007之后，你仍然没有完全掌握它的系统。那么你可以使用UbitMenu这个第三方附件，恢复旧菜单系统。另外，这是免费的软件。

6、加密文档：有些文档很重要，不能轻易给别人看见怎么办？加密文档。打开工具―选项―安全性，你可以设置不同的密码：打开文档的密码和修改文档的密码。这样有些人只能读不可修改，有些人不可读不可修改。

7、找回丢失的电子邮件信息：默认情况下，所有的信息都应在搜索中可以检索到的。Outlook 2007中不包括“已删除邮件文件夹”的邮件信息。如果你想找回丢失的信息，选择工具―选项―常规，点击搜索选项。检查“已删邮件”下的检索信息，可以找回丢失邮件信息。

8、消除通知：要想禁用Outlook的通知声音和系统托盘消息，选择工具―选项―受选项―电子邮件选择，然后点击高级电子邮件选择，取消选择“新邮件达到时通知信息”。

9、Excel格中插入一个新的工作表：很简单，Shift+F11瞬间搞定，无需繁杂的操作。